Cara Pakai Aplikasi Zoom di HP dan Laptop untuk Video Conference

Pemerintah telah mengimbau kepada masyarakat dan perusahaan untuk membuat kebijakan work from home (WFH) yaitu kerja dari rumah untuk para karyawannya. 

Tujuannya adalah untuk meminimalisir risiko penularan virus corona yang mewabah di Indonesia pada saat ini. 

Meski tidak bisa bertatap muka dengan kolega saat WFH, koordinasi pekerjaan harus tetap berjalan lewat aplikasi video conference untuk virtual meeting. 

Salah satu aplikasi terbaik untuk melakukan teleconference penunjang pekerjaan ialah Zoom Cloud Meetings. 

Zoom cukup banyak digunakan oleh para karyawan yang sedang WFH. Alasannya karena aplikasi ini membutuhkan bandwidth yang ringan dan tidak memakan kapasitas memori yang terlalu banyak, baik di PC atau laptop maupun di smartphone Android atau iPhone. 

Selain memiliki fungsi untuk video conference, aplikasi Zoom dibekali dengan fitur membagi layar yang memuat seluruh peserta hingga 100 orang di virtual meeting tersebut, serta dukungan Google Drive dan Dropbox untuk berbagi dokumen. 

Pengguna juga bisa mengundang partisipan untuk bergabung ke video conference lewat nomor HP dan email. 

Pengguna juga bisa melakukan presentasi langsung dengan membuka file seperti Power Point dan membagikan tampilan layar laptop ke partisipan lain. 

Lalu, bagaimana cara menggunakan aplikasi Zoom untuk video conference? Berikut langkah-langkahnya. 

Cara pakai Zoom di PC atau laptop

1. Masuk ke situs https://zoom.us/. Buat akun terlebih dahulu menggunakan akun email atau Facebook. 

2. Setelah registrasi, masuk ke laman utama dan klik My Profile. Di sana ada data Personal Meeting ID yang bisa digunakan untuk mengundang partisipan ke video conference. 

3. Copy Meeting ID dan kirim teman yang akan diundang ke video conference yang kamu buat. Atau bisa juga menggunakan link untuk di Copy-Paste di browser. 

4. Partisipan yang diundang ke dalam sebuah meeting di Zoom tidak perlu memiliki akun. Mereka cukup Copy-Paste link atau Meeting ID untuk bergabung ke dalam conference yang telah dibuat Host. 

5. Apabila link tersebut diklik, maka partisipan akan secara otomatis mendapatkan tawaran untuk bergabung ke dalam video conference. 

6. Klik Join a Meeting dan tadaaa… ruangan virtual meeting sudah siap digunakan. 

Cara pakai Zoom di HP Android atau iPhone

1. Download aplikasi Zoom di Google Play Store untuk pengguna smartphone Android atau di Apple Apps Store untuk pengguna iPhone. 

2. Sign Up akun menggunakan email atau profil Facebook. 

3. Masuk ke Setting atau Pengaturan, kemudian temukan Personal Meeting ID yang bisa digunakan untuk mengundang partisipan ke video conference. 

4. Copy Meeting ID dan kirim teman yang akan akan diundang ke video conference yang kamu buat. Atau bisa juga menggunakan link untuk di Copy-Paste di browser. 

5. Seperti di PC atau laptop, jika kamu adalah partisipan yang diundang ke dalam sebuah meeting di Zoom, kamu tidak perlu memiliki akun. Kamu cukup Copy-Paste link atau Meeting ID untuk bergabung ke dalam conference yang telah dibuat Host. 

6. Apabila link tersebut diklik, maka partisipan akan secara otomatis mendapatkan tawaran untuk bergabung ke dalam video conference. 

7. Partisipan juga bisa Copy-Paste Meeting ID milik Host untuk bergabung ke conference, kemudian klik Join a Meeting, dan tadaaa… ruangan virtual meeting sudah siap digunakan. 

Adapun fitur-fitur untuk melakukan virtual conference bisa kalian lihat di bawah ini: 

Schedule a Meeting

• Fitur ini mengizinkan Host untuk menjadwalkan meeting yang akan berlangsung. 

Join a Meeting

• Dengan menekan fitur ini, kamu dapat bergabung bersama rekan lain yang sudah diundang lewat Copy Paste Meeting ID atau Personal Link dari Host. 

Host a Meeting

• Zoom mengizinkan salah satu orang dalam peserta meeting untuk menjadi Host atau pimpinan meeting. 
• Jika kamu menjadi Host, kamu bisa menyetel meeting ini dengan tiga model, yaitu with video off atau tanpa video, with video on atau dengan menggunakan video dan Screen Share only atau menampilkan tampilan layar pada laptop atau smartphone untuk presentasi. 

Beberapa fitur yang dalam meeting room serta cara menggunakannya.

1. Participants

Participants digunakan untuk melihat siapa saja peserta lain yang ada dalam peserta meeting room. Untuk membuka participants klik ikon participants atau menekan tombol Alt+U di keyboard maka akan muncul tampilan participants. 

Apabila ingin menghilangkan tampilan participants, silahkan klik ikon participants maka layar akan kembali seperti semula atau kembali menekan Alt+U di keyboard.

2. Chat

Fitur chat digunakan untuk berinteraksi dengan para peserta dan host melalui pesan atau obrolan yang ada dalam meeting room. Untuk membuka fitur chat klik ikon chat atau tekan Alt+H di keyboard maka akan muncul tampilan chat. 

Apabila ingin menghilangkan tampilan chat, klik ikon chat atau tekan Alt+H maka layar akan kembali seperti semula. untuk menulis pesan silahkan isi di kolom type message here kemudian tekan enter maka chat Anda akan terbaca oleh semua peserta dan host meeting room.

Selain mengirim pesan kepada semua peserta dan host yang ada dalam meeting room, Anda juga dapat mengirim pesat chat secara pribadi tanpa diketahui peserta lain dngan cara klik everyone kemudian ganti dengan memilih orang yang ingin di chat pribadi 

Kemudian tulis pesan dikolom  type message here kemudian tekan enter maka chat yang dikirim hanya akan di baca oleh peserta yang telah dipilh tadi.

Anda juga dapat mengirim file ke group chat dengan cara klik tulisan file di zoom group chat setelah itu cari dan pilih file yang akan dikirim kemudian pilih open dan file tersebut akan berada di zoom group chat

3. Share Screen

Share screen digunakan untuk menampilkan file yang akan dipresentasikan di dalam meeting room. File bisa dalam bentuk foto, ppt, pdf, video dan file lainya. Selain itu ada juga whiteboard share screen yang bisa digunakan untuk menulis. 

Untuk membuka fitur share screen silahkan klik ikon share screen atau tekan Alt+S di keyboard maka akan muncul tampilan share screen. 

Apabila ingin menghilangkan tampilan share screen, silahkan klik ikon share screen atau tekan Alt+S maka layar akan kembali seperti semula.

Untuk menampilkan file yang akan dipresentasikan, caranya sebelum dibuka fitur share screen silahkan persiapkan file yang akan dipresentasikan dengan mengklik minimize meeting room. maka akan muncul tampilan meeting room dalam ukuran yang kecil. 

Apabila ingin mengembalikan meeting room ke ukuran semula silahkan pilih ikon exit minimized video maka tampilan meeting room akan kembali ke ukuran semula.

Setelah meeting room di minimize, silahkan cari file yang dengan membuka folder tempat penyimpanan file. 

Misalkan Anda ingin menampilkan file materi TKP CPNS dalam bentuk pdf maka silahkan buka folder tempat penyimpanan file tersebut.

setelah itu buka kembali meeting room dengan memilih dan mengklik toolbar exit minimized video di meeting room. 

Apabila tampilan meeting room sudah kembali ke ukuran semula, kemudian klik ikon share screen. Setelah itu pilih folder yang akan dibuka filenya, jangan lupa centang share computer sound dan optimize screen sharing for video clip.

Setelah itu pilih share kemudian akan muncul tampilan folder sharee screen artinya semua peserta meeting room sudah dapat melihat folder yang Anda tampilkan di share screen. 

Setelah itu, silahkan buka file presentasi yang ingin Anda tampilkan. Untuk berhenti menampilkan file presentasi, silhakan pilih stop share maka akan kembali ke menu utama meeting room.

Untuk menampilkan whiteboard share screen, pilih dan buka share screen kemudian pilih whiteboard stelah itu centang share computer sound dan optimize screen sharing for video clip dan terakhir pilih share.

Setelah itu akan muncul tampilan whiteboard, untuk memperbesar ukuran white board pilih maximize.

Silahkan menulis di whiteboard meeting room. Whiteboard ini juga di lengkapi beberapa fitur seperti text, draw, stamp dan beberapa fitur lainnya. silahkan dicoba menggunakan fiturnya

Apabila ingin berhenti pilih stop share maka Anda akan kembali ke meeting room.

4. Record

Fitur record digunakan untuk merekam sebagaian atau semua aktivitas di meeting room selama meeting room berlangsung. Anda bisa merekam hal-hal yang dianggap penting dalam meeting tersebut sehingga dapat menampilkan ulang meeting rekaman meeting tersebut suatu saat. 

Untuk membuka fitur record silahkan klik ikon record atau tekan Alt+R di keyboard maka akan muncul tampilan record dan mulai merekam aktivitas di meeting room. Apabila muncul tampilan berikut

maka Anda harus mengirim permintaan kepada host untuk merekam meeting. Apabila sudah diizinkan oleh host maka Anda dapat merekam meeting room. Apabila ingin menonaktifkan atau mematikan record, silahkan pilih stop record maka rekaman akan berehenti. 

Anda juga dapat melakukan jeda (pause) artinya dengan megklik ikon pause dan record dapat diaktifkan kembali dengan kembali mengklik ion pause maka akan kembali merekam kegiatan di meeting room.

Hasil dari rekaman dapat Anda lihat nanti pada saat meeting room berakhir. Hasil rekaman secara otomatis tersimpan dalam folder. Folder tersebut akan langsung tampil secara otomatis setelah zoom telah mengconvert rekaman tadi.

5. Reactions

Reactions merupakan fitur tambahan meeting room. Ada dua reactions yaitu gambar tepuk tangan dan jempol.

Demikianlah informasi tentang fitur dan cara penggunaan meeting untuk peserta room di aplikasi zoom cloud meeting. Semoga dapat membantu Anda dalam memperlancar pekerjaan.